samedi 21 avril 2012

Gestion du temps : Les vertus de la ponctualité

ponctualité : gérer son agenda en coaching
Un nouveau message sur un sujet que j'ai repris en main depuis quelques semaines. La gestion du temps, de l'emploi du temps, et les notions beaucoup plus subtiles qui gravitent autour.

Quel est l'impact de la ponctualité sur soi ?
Comment être plus à l'heure ?
Comment trouver du temps pour soi ?
Comment trouver un équilibre entre un agenda rempli et des espaces de temps libre ?

Je vais vous présenter ma propre vision de la ponctualité, son histoire dans ma vie et ce que j'en retiens aujourd'hui.



Les raisons de ma ponctualité avant

Pendant de nombreuses années, je vivais dans une culture de la ponctualité à outrance. Arriver à l'heure, c'était déjà être en retard. Je me présentais au pied des bâtiments dans lesquels j'avais rendez-vous au moins 30 minutes à l'avance. Les raisons étaient les suivantes :
  • Etre perçu comme une personne fiable
  • Etre apprécié
  • Gagner la confiance
  • Montrer que je respectais la personne

A l'inverse, quand les personnes que j'attendais arrivaient en retard, je ne percevais rien de négatif dans leur comportement. J'étais et le suis encore, compréhensif, souple et arrangeant.

J'étais ponctuel pour "paraître", pour "montrer à", pour "être reconnu". Je n'ai jamais pris la ponctualité comme une valeur pour soi mais simplement une qualité pour les autres.



La période de transition

Quand j'ai commencé à travailler sur l'importance du respect de soi, de l'écoute de mes propres besoins, j'ai traversé alors une période pendant laquelle la vapeur s'est inversée.
J'avais de nombreuses occupations et projets, des dossiers à travailler, des réflexions plein la tête et j'ai commencé à rencontrer des difficultés à être ponctuel.
Il était facile de se convaincre que je n'y étais pour rien : "je suis coincé dans un bouchon", "les transports en commun était en retard", "j'ai du m'arrêter en cours de route pour ..."

J'étais devenu en quelque sorte non-responsable de mes retards et j'arrivais ainsi dans mes rendez-vous en courant, essoufflé, mal à l'aise, avec un sentiment de culpabilité camouflé derrière de bonnes excuses.

De l'extérieur, l'image perçue n'était pas forcément négative. Arriver dans une réunion en retard passe plutôt bien quand les participants sont conscients que vous êtes quelqu'un d'actif, avec un agenda rempli, des responsabilités et j'en passe. Combien de fois j'arrivais devant le lieu du rendez-vous à l'heure, prenait une communication 5 minutes avant et, par respect pour mon interlocuteur, passait 10 minutes (voir bien plus) avant de raccrocher et entrer en retard dans mon rendez-vous en disant "désolé, j'étais avec un client" !

En ajoutant le culturel "quart d'heure Charentais", ces retards passaient relativement inaperçus.

Mais vivre un retard demande énormément d'énergie, en course, en stress, en déconcentration. Un jeu de mots me vient à l'esprit. Un "homme pressé" à l'image d'un citron pressé finit par ne plus avoir de jus.


Le changement

Conscient depuis quelques mois que les projets sur lesquels je travaille sont prenants, nécessitent un investissement quotidien et une présence considérable aussi bien physique qu'au niveau de mon attention, j'ai cherché un espace que je qualifierais de bulle dans laquelle la notion de temps s'arrêtait.
J'ai rapidement laissé le Yoga de côté. Un sport aurait été une nouvelle contrainte de temps et une demande en énergie. Il me restait donc, parmi tant d'autres, des séances de sophrologie, de relaxation, de méditation. J'ai donc opté pour cette dernière.

Le travail en méditation porte sur une écoute de soi, dans l'instant présent, en laissant "circuler" toutes les idées présentes dans l'esprit sans les analyser. Je m'y suis donc essayé. Ça repose !

Lors de la première leçon, le guide de méditation a fait un aparté sur le retard.

"Être ponctuel, c'est avoir sa vie en main" (François GRANGER - Instructeur de méditation)

Le principe est le suivant. La ponctualité, c'est :
  • Être responsable du temps
  • Être responsable de ses choix, de ses décisions
  • Être concentré sur l'action du moment
  • Être conscient de ses propres moyens de distraction
  • Choisir une vie plus sereine
Cette vision de la ponctualité a été pour moi un véritable déclic. Tous les bénéfices premiers sont centrés sur une hygiène de vie et un mieux-être personnel.


Expérimentation

Depuis cette première séance, je suis donc entré dans une phase d'expérimentation avec déjà des constats forts et des bénéfices étonnants.

Le premier est évident : je suis à nouveau à l'heure !

En terme de tensions corporelles, c'est un bénéfice énorme puisque j'arrive maintenant dans mes rendez-vous avec 5 à 10 mn d'avance, pas plus. Je suis donc concentré sur les entretiens dès la première seconde et j'ai ainsi gagné en efficacité.

D'autre part, ce qui a été impressionnant pour moi, c'est l'effort de concentration que ça m'a demandé. 

Explications...

En essayant d'être à l'heure, j'ai perçu de manière très nette les raisons pour lesquelles j'étais en retard. 

Par exemple, quand j'ai trente minutes devant moi, mon réflexe est de me lancer dans des lectures et réponses à mes mails, des triages de dossiers, d'autres activités "en attendant". Mais chacune de ces activités me détourne de la pendule et me fait rapidement perdre la notion du temps.

Les nouvelles technologies présentées comme des moyens pour gagner du temps et augmenter notre efficacité peuvent devenir source de stress et de retard.  Les mails sur le portable, les communications téléphoniques en voiture ou en ville et autres réseaux sociaux nous détournent de l'instant présent et surchargent d'autant notre emploi du temps quotidien. C'est impressionnant de faire le constat de ces réflexes, dès qu'il y a quelques minutes de libre, de prendre le téléphone, rappeler quelqu'un, ou répondre à des mails ou sms. Que de pièges à la ponctualité ! J'ai donc adopté un autre réflexe. 5 minutes avant mes rendez-vous, je coupe le son de mon portable et laisse ma messagerie prendre le relais.

Cette nouvelle façon de vivre a mis en avant la nécessité de savoir dire "non" et donc d'écouter et de respecter davantage mes propres besoins.
J'ai pu constater que la réponse spontanée à toutes les demandes nous met rapidement dans des situations de retard. Il vous arrive sûrement, lorsque quelqu'un (famille, collègue, ami) vous interpelle pour vous parler "quelques secondes", ou pour vous demander un service "rapide", d'accéder à sa demande et de prendre un temps dont vous ne disposez pas.
Être à l'heure nécessite donc de savoir dire non ou remettre à plus tard une demande de manière à rester dans de bonnes conditions pour les rendez-vous qui sont programmés.
A l'opposé, ne pas savoir dire non va entraîner une situation où vous tenterez de rendre service ou de répondre à la demande d'un tiers avec une pression, sans réel plaisir et avec le sentiment que votre interlocuteur vous met en retard. Cette fameuse excuse de "je suis en retard à cause de ..." - non responsabilité.

Il est peut être aussi important de savoir se dire "non". J'ai pour ma part toujours des choses à voir, à faire, des recherches sur internet, des articles à parcourir, des discussions et débats passionnants en cours. J'apprends chaque jour un peu plus à prioriser. Quand un rendez-vous approche, savoir se dire : je remets cette lecture, cette activité à plus tard. Facile en apparence, un véritable exercice en pratique !

Être à l'heure nécessite donc un travail sur soi, sur l'identification des raisons de nos propres retards, de nos réflexes ou habitudes. Vous remarquerez d'ailleurs que vous trouverez de nombreuses raisons d'être en retard quand le rendez-vous dans lequel vous vous rendez ne vous convient pas, vous met une pression, ou représente une étape que vous appréhendez peut-être. Là aussi, l'identification de ces raisons sous-jacentes est importante et vous permettra de gagner en responsabilité de votre vie. Je retrouve ce mécanisme chez mes clients avant des séances importantes.

"La ponctualité est le reflet d'une liberté intérieure retrouvée" (François GRANGER - Instructeur de méditation)


Adapter mon agenda

Pour organiser mon emploi du temps, j'ai donc pris en compte des temps de transition, de trajet, de repos entre mes rendez-vous.
Je garde une marge proportionnelle à la distance à parcourir. Pour un trajet long, je partirai bien plus en avance que pour 10 minutes de bus. Quand je réalise mes séances à Bordeaux, je me laisse un temps pour une aire de repos avec une pause expresso et une marge pour les bouchons éventuels selon l'heure du rendez-vous.
Quand l'enjeu du rendez-vous est important, je le prépare à l'avance et la marge est aussi "généreuse". La préparation est importante, c'est au moment de partir que les questions fusent (ai-je mon dossier prêt, les impressions sont elles toutes réalisées, le plein est-il fait, etc...).

Je vous laisse vous approprier mes expérimentations comme vous le souhaitez, et en attendant, je dois vous laisser... je vais finir par être en retard !

A bientôt
Frédéric