mardi 31 mai 2016

Gestion d'équipe : vers plus de travail collaboratif

coaching travail collaboratif entreprise management changementDans une période de recherche de sens, sens de nos actions, sens de notre travail, la question de la place de chacun dans l'entreprise trouve sa réponse dans une mutation organisationnelle et humaine.

Notre société et nos entreprises étaient jusqu'alors construites sur une structure pyramidale, centrée sur une répartition des tâches entre des salariés spécialisés dans leurs missions.
Les nouveaux modèles d'entreprises, Startups, Entreprises libérées, SCOP, Coworking... ont développé de nouvelles méthodes de travail sur un mode plus collaboratif.

Mais qu'est-ce que le travail collaboratif, ses avantages, ses inconvénients, et son évolution dans le temps ?

« Le travail collaboratif [est défini] comme une forme solidaire de travail. L’action est individuelle mais intégrée afin de réaliser une œuvre collective ; l’individu participe au résultat mais sans que sa participation puisse être identifiée, ni même mesurée. Il s’agit en conséquence d’un mode de partage, partage des savoirs, des contributions et des résultats. »

Christine GANGLOFF-ZIEGLER – Les freins au travail collaboratif – 2010



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La collaboration vue comme un processus cyclique (Source : Serge K. Levan, 2004)


Les avantages du travail collaboratif :

« L’objet de la collaboration est de créer une vision partagée et des stratégies articulées pour faire émerger des intérêts communs dépassant les limites de chaque projet particulier » - Chrislip, 2002

Le travail collaboratif permet de :
  • maximiser les efficiences de groupe
  • améliorer l’autonomie des membres de l’équipe
  • gagner en créativité et innovation
  • faciliter la mise en œuvre de projets d’envergures
  • valoriser le relationnel avec les collaborateurs dans le « travailler ensemble »
  • se libérer des distances géographiques
  • capitaliser sur les savoirs, savoir-faire et expériences par le partage des connaissances (knowledge management)
  • favoriser l’apprentissage informel

Le « travail collaboratif » n’est pas du « travail coopératif » :

Dans le travail coopératif chacun coopère à la réalisation d'un objectif. Chaque personne est responsable pour sa tâche. Le travail est séquencé, distribué et les responsabilités sont partagées. Chaque acteur est identifiée et reconnue pour son travail.

De son côté, le travail collaboratif se fait en collaboration du début à la fin sans division fixe des tâches. Il associe trois modalités d'organisation  (wikipédia) :
  •  il propose à tous et chacun, dans le projet, de s'inscrire dans un principe d'amélioration continue de chaque tâche et de l'ensemble du projet,
  • il organise le travail en séquences de tâches parallèles (permettant un travail plus asynchrone),
  • il fournit aux acteurs de chacune des tâches une information utile et facilement exploitable sur les autres tâches parallèles et sur l'environnement de la réalisation.

« Le travail coopératif se définit comme une forme d’organisation conjointe du travail où chacun des opérateurs est responsable pour sa part, parce qu’elle est identifiable, mesurable et prédéfinie par un coordinateur, responsable et représentant de l’autorité alors que le travail collaboratif est une forme d’organisation solidaire du travail où chacun est responsable pour le tout, sans que la part individuelle puisse être systématiquement isolée, la coordination se faisant par ajustement mutuel. »

Christine GANGLOFF-ZIEGLER – Les freins au travail collaboratif – 2010


Rien de nouveau dans cette manière de travailler. L’essor des outils informatiques, a donné une toute nouvelle dimension au travail collaboratif offrant aux entreprises des possibilités nouvelles en terme d’organisation du travail, notamment dans le cadre de la mise en œuvre de projets.

Il semble important de différencier le travail collaboratif du travail coopératif ou chacun participe à une étape du projet commun. En effet, la particularité du travail collaboratif est d’impliquer le groupe dans tous les stades du projet. C’est cette spécificité qui permet de maximiser l’efficience du groupe, de nourrir les créativités et surtout de capitaliser les savoirs.

Grâce aux nouvelles Technologies de l’Information et de la Communication (TIC), et plus particulièrement aux OTC (outils de travail collaboratif), le groupe projet peut désormais non seulement interagir à distance, mais aussi travailler sur les mêmes supports de façon asynchrone. Chacun intervient à son rythme et en fonction de ses disponibilités. Plus d’obligation de systématiser les réunions de travail !

Cette caractéristique est particulièrement intéressante pour s’affranchir des décalages horaires et travailler ensemble au-delà des frontières.


Les contraintes du travail collaboratif

Cela bien entendu présuppose que tous les acteurs du projet sont motivés et investis dans leur tâche. Mais ce mode de travail requiert des différents membres une forte interactivité et de bonnes compétences relationnelles. Il nécessite de plus un partage de valeurs communes telles que la confiance, l’engagement, la solidarité, le respect, le partage …

La technologie et les outils ne suffisent pas à développer le travail collaboratif. C’est bien le capital humain qui rend cette forme de travail possible. C’est par l’acquisition et l’appropriation de compétences collaboratives que les pratiques de travail collaboratif deviennent efficaces et efficientes. De plus, les individualités doivent se sentir légitimes dans leurs apports et leur participation et ne pas craindre le regard critique ou le jugement de leurs collègues sur un projet collaboratif. C’est plutôt dans un esprit de partage et d’apprentissage que le travail collaboratif tire sa substance. De plus, les questions de plan de carrière professionnelle, de reconnaissance individuelle et d'envie de faire la différence pour évoluer dans l'entreprise viennent à contre-courant de ce mode de travail. Toutes ces conditions restreignent considérablement le nombre de personnes susceptibles de travailler en projet collaboratif.

Lorsque les valeurs, la motivation et la participation sont réellement partagées par chaque acteur du groupe, que les compétences collaboratives sont intégrées, le travail collaboratif engendre une dynamique positive vertueuse qui permet la valorisation du capital humain au travers d’une intelligence collective.


Dans quel contexte se place le travail collaboratif ?

De nombreuses enquêtes sur le bien-être au travail témoignent de la relation entre bien-être, plaisir au travail et performance de l’organisation.

Selon le baromètre 2016 Edenred-Ipsos (Bien-être au travail des salariés), ce qui contribue à ce bien-être est :
  • Le cadre de travail : L’équipement et moyens matériels, des missions claires, pouvoir compter sur ses collègues et l’équilibre de vie pro/perso.
  • L’attention : Se sentir considéré et reconnu par sa hiérarchie qui se préoccupe de la montée en  compétences et des besoins individuels de formation.
  • L’émotion : Avoir plaisir à aller travailler – faire un travail intéressant – environnement de travail stimulant - être confiant quant à son avenir professionnel

Quant à elles, les méthodes de Karasek, Theorell et Siegrist qui étudient la satisfaction au travail proposent trois axes d’analyse :
  • Les exigences de travail (contraintes cognitives et temporelles)
  • Le degré d’autonomie (latitude décisionnelle)
  • Le soutien social (de la part des collègues ou de la hiérarchie)

Le travail collaboratif répond à de nombreux besoins des salariés et contribuent à leur bien-être ainsi qu’à leur satisfaction au travail à travers :
  • Développement des apprentissages (Réalisation de soi)
  • Développement de la créativité (Accomplissement de soi)
  • Développement de l’autonomie (Reconnaissance et estime)
  • Donne une place à chacun (sentiment d’appartenance)
  • Augmente le sentiment de responsabilité (Reconnaissance et estime)
  • Être entouré (sentiment de sécurité)

Ces caractéristiques peuvent être rapprochées des théories de Maslow et de Herzberg sur les besoins au travail avec les bénéfices :
  • Une réponse aux principaux besoins
  • Participation au bien-être des salariés
  • Redonner du sens au travail.

Toutes ces dimensions réunies impactent de manière positive l’envie de s’investir d’avantage dans son activité professionnelle.


Les 4 phases du processus cyclique de la collaboration :

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La collaboration vue comme un processus cyclique (Source : Serge K. Levan, 2004)



L’originalité et la force du travail collaboratif résident dans la participation collective dans toutes les étapes du projet. Ce qui permet de multiplier les potentialités des acteurs dans ces co-définitions, co-analyses, co-réalisations et co-évaluations.

En participant ainsi à chaque étape, les acteurs, en plus de se sentir soutenus et reconnus, ont le sentiment d’avoir réellement participé à un projet valorisant dont ils évaluent eux-mêmes les résultats. L’efficience de ce mode de travail en termes qualitatifs mais aussi quantitatifs ainsi qu’en gain de temps contribue à la valorisation des compétences de chaque acteur du groupe.

Pour le Conseil européen de Lisbonne : « construire l’économie de la connaissance la plus dynamique du monde, c’est faire reposer la compétitivité et la croissance sur le développement et la mise en valeur des capacités cognitives et professionnelles des personnes » (2003).

Christine GANGLOFF-ZIEGLER a d’ailleurs souligné à ce propos « qu’il apparaît alors indispensable au sein de l’entreprise, d’une part, de disposer d’une réserve suffisante de connaissances actuelles et potentielles, d’autre part, de proposer un cadre favorisant leur expression, leur diffusion et leur mise en œuvre et, enfin, de faire de cette forme de travail collectif un objectif, affiché et partagé au sein de l’entreprise. »


Qu'en est-il pour les organisations ?

Toute la question est de savoir s’il est nécessaire pour le développement des entreprises et le regain de la croissance de trouver d’autres formes d’organisation du travail. Et de savoir si le travail collaboratif peut-être LA nouvelle organisation qui permettrait de répondre aussi bien aux besoins des salariés qu’à ceux de l’entreprise.

Malgré les difficultés de mises en œuvre, notamment par les changements qu’il impose (aussi bien techniquement que culturellement), le travail collaboratif pourrait- être une solution, comme en témoignent les startups et autres entreprises libérées qui valorisent « l’intelligence collective ».

Dans notre cabinet, nous avons travaillé depuis 2010 sur nos propres processus et sommes passés en 6 ans d’un travail coopératif à une organisation plus collaborative. La mise en place demande du temps, une volonté et une confiance mutuelle et l’autonomie de chacun des membres de l’équipe. Elle s’accompagne d’un choix et de l’utilisation d’outils pertinents, efficaces et instantanés (OTC). Nous avons aussi adapté notre organisation du temps en conséquence. Sur ces 6 années, nous avons préparé cette transition ensemble mais aussi individuellement. Il est important que chacun puisse s’approprier des nouvelles méthodes de travail, les outils, et trouver sa bonne place dans l’équipe. Nous sommes ravis des résultats tant dans le plaisir de travailler ensemble, la prise de recul que génère le collaboratif ainsi que le sens que chacun y trouve.

Pour nous, le travail collaboratif en entreprise doit s’inscrire dans un premier temps dans une mixité organisationnelle et être complémentaire du travail coopératif. Ainsi, cette mutation pourra se faire en douceur et au fur et à mesure de l’évolution des représentations culturelles. On note déjà que la nouvelle génération, la génération Y, s’épanouit plus facilement et naturellement dans un travail collaboratif.

Si les résultats sont probants dans des petites structures de type Startups, certaines questions demeurent quant à l’application dans des plus grandes organisations, notamment celles concernant la place du leader, des managers et dirigeants.

À suivre donc…

Pour l'heure, nous intervenons dans le cadre de mission en conduite du changement pour proposer du coaching, de la formation et des audits aux organisations désireuses d'entamer cette mutation et accompagner leurs équipes vers une nouvelle organisation de travail orientée collaboratif.

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